El término ECM se definió y popularizó en la segunda mitad de la década del ‘90. Principalmente por la necesidad de distinguir Content Management de Web Content Management. De alguna manera siempre ha existido la necesidad hacerse cargo de la captura, gestión, almacenamiento, preservación y distribución del contenido. Lo cierto es que para el año 2000 estaba bien establecido el mercado del ECM y algunas grandes empresas habían logrado liderar con sus productos. FileNet, Documentun, Sharepoint fueron algunos de los principales sistemas que se fortalecieron durante ese período. Otros como Nuxeo y Alfresco introdujeron una nueva variable al escenario, el modelo Open Source.
Las plataformas ECM por lo general centralizan la información en un “repositorio universal”, un monolito que impacta de forma horizontal a la organización y sobre el cual se pueden implementar un sinnúmero de soluciones finales. Una gran caja de herramientas, muy genérica, pensada para que la red de (partners) adapte el sistema según las necesidades concretas de sus clientes.
La computación en la nube y los microservicios han permitido popularizar modelos de negocio como el Software as a Service (SaaS). Para el partner ha significado abandonar la idea del monolito y en su gran mayoría se han concentrado en desarrollar soluciones verticales a problemas de negocios concretos, haciendo que sus aplicaciones sean más eficientes y más rentables. Hoy existen cada vez más aplicaciones especializadas en un caso de uso específico, las fuentes de datos son heterogéneas, los microservicios aportan una flexibilidad y dinamismo que no existía antes. En 2018, Wall Street Journal publicó que 129 aplicaciones diferentes son usadas por una compañía como promedio. Sin un cambio de paradigma, los proveedores de plataformas ECM, quedarían relegados a un segmento de mercado que se irá reduciendo cada año. En medio de este escenario llega un nuevo concepto muy relacionado con el ECM: Content Services.
Una Plataforma de Content Services es un conjunto de servicios y microservicios, que conforman un ecosistema, que comparten una API común y varios repositorios de contenidos, para aprovechar al máximo los diversos tipos de contenido, sobre el cual se definen múltiples dominios de aplicaciones y casos de uso en una organización. Content Services tiene como objetivo simplificar la complejidad que los ECM habían introducido al querer gobernar de manera consistente por sí solos dentro de la organización. Para ello define tres áreas fundamentales: Plataformas, Aplicaciones y Componentes.
Las plataformas pueden ser vistas como la evolución de los sistemas ECM, sólo que, en lugar de tener un sólo repositorio, estas pueden integrarse con otros manteniendo el mismo objetivo prácticamente: gestión del ciclo de vida del contenido.
Las aplicaciones, por otro lado, vuelven a integrar a la red de partners, pero desde otra dimensión. Así los proveedores de información se concentrarán en traer sus soluciones y ponerlas a disposición del ecosistema. Algunos sistemas típicos podrían ser un gestor de contratos, un gestor de facturas, gestor de información de empleados, entre otros.
Finalmente, los componentes, no son más que servicios adicionales que extienden las funcionalidades de las aplicaciones. Por ejemplo, un clasificador de contenido, un servicio de traducción, un servicio de compartir documentos con usuarios externos entre otros.
Content Services es el salto que han dado las plataformas ECM para adaptarse a las nuevas exigencias tecnológicas. En el fondo las funciones básicas siguen siendo las mismas: captura, gestión, almacenamiento, preservación y distribución. Content Services toma como punto de partida las plataformas ECM y las complementa con nuevas capacidades, estimulando el desarrollo orgánico de múltiples aplicaciones y servicios centrados en los procesos de negocios de la organización. Donde antes había limitaciones impuestas por la forma monolítica de implementar una solución centrada en contenido hoy existen muchas posibilidades. En mi opinión el verdadero cambio no se trata de tecnología. Se trata de hacer diferentes preguntas relacionadas con el uso del contenido dentro de la organización, y ahora poder integrar soluciones que le brinden las respuestas que necesita.